به گزارش روابط عمومی دانشگاه شاهد، جلسه هم‌اندیشی مدیریت کارشناسی آموزش و تحصیلات تکمیلی با هدف تسریع در روند امور اجرایی آموزش و دانشجویان، در تاریخ ششم دی‌ماه ۱۴۰۴ برگزار شد.

در این جلسه، مهم‌ترین فرآیندهای مرتبط با صدور مدارک تحصیلی، کنترل اداری و بایگانی الکترونیک مورد بررسی و بازبینی قرار گرفت.

???? ۱. تأکید بر دقت در فرآیند تولید و صدور مدرک

در بخش نخست جلسه، بر لزوم رعایت دقیق اصول و ضوابط در فرآیند تولید و صدور مدارک تحصیلی تأکید شد.
از جمله موارد مطرح‌شده می‌توان به ثبت صحیح شماره دانشجویی، انتخاب عنوان مناسب و متنوع برای هر مدرک، و الزام درج امضا و شماره رسمی اشاره کرد.

همچنین، کنترل و تأیید نهایی مدارک پیش از صدور به عنوان مرحله‌ای حیاتی برای پیشگیری از خطاهای سیستمی و اداری مورد تأکید قرار گرفت و ارجاع صحیح مدارک به بایگانی پس از صدور به‌عنوان یک الزام اجرایی یادآوری شد.

???? ۲. نقش دبیرخانه در کنترل و تسریع امور اداری

در ادامه، دبیرخانه به‌عنوان حلقه نظارتی و کنترلی فرآیند اداری معرفی شد.
وظایف این بخش شامل ثبت دقیق امضاها و شماره‌های صادره، کنترل ارجاع صحیح به بایگانی و نیز پیگیری اجرای وظایف محوله در سایر بخش‌ها عنوان شد.

تأکید شد که پیگیری بین‌بخشی دبیرخانه نقش مؤثری در تسریع گردش کار اداری و کاهش زمان انجام امور خواهد داشت.

???? ۳. استانداردسازی بایگانی الکترونیک بر اساس سامانه «بهستان»

بخش عملیاتی و فنی جلسه به استانداردسازی فرآیند بایگانی الکترونیک اختصاص داشت.
در این بخش، بر ضرورت کدگذاری کلیه مستندات بر اساس استاندارد سامانه بهستان تأکید شد.

همچنین، آموزش‌های لازم در خصوص مراحل فنی شامل:

• تبدیل فایل‌های PDF به فرمت تصویر

• متراکم‌سازی بهینه فایل‌ها به منظور کاهش حجم

• و بارگذاری صحیح مستندات در سامانه بهستان

به کارشناسان ارائه شد.

???? آشنایی با زیرسیستم‌های سامانه بهستان و جمع‌بندی جلسه

در ادامه جلسه، کارشناسان با نحوه استفاده عملی از زیرسیستم‌های مختلف سامانه بهستان آشنا شدند.
هدف اصلی این آموزش، دسترسی سریع، دقیق و جامع به پرونده الکترونیک هر دانشجو از طریق یک پورتال واحد عنوان شد.

در پایان، نشست پرسش و پاسخ مفصلی میان کارشناسان و تیم فنی برگزار شد و ابهامات موجود در اجرای استانداردها و فرآیندها به‌طور کامل مورد بررسی و رفع قرار گرفت.

تهیه خبر: خانم سیدی

عکاس: خانم امیری

#دانشگاه_نسل_پنجم