پرش از دستورهای نوار
رد کردن تا محتوای اصلی
جابجایی به بالا
ورود به سامانه

دانشجویان شاهد و ایثارگر

:

امور دفتری و بایگانی

1.        امور دفتری و روابط عمومی

واحد امور دفتری و بایگانی یک نفر از نیروهای باسابقه در امور دفتری و روابط عمومی می­باشد که به انجام وظایف محوله زیر، تحت نظر مدير امور دانشجویان شاهد و ایثارگر می­پردازد:

1.        تایپ کلیه نامه ­ها و گزارش های ارجاعی از جانب همکاران مدیریت و مقام مافوق

2.       مقابله پیش نویس نامه ­های تهیه شده با پاکنویس آنها، بازبینی و تصحیح مطالب تایپ شده و نامه ­های وارده و صادره

3.       پاسخگویی به مراجعات حضوری و تلفنی، هماهنگی تعیین وقت جلسات مدیر اداره

4.       کنترل پورتال دفتری وزارتین، سازمان امور دانشجویان و سامانه ارسال پیامک

5.       ضبط و نگهداری اطلاعات دریافت شده پس از انتقال به کامپیوتر براساس ضوابط و استانداردها

6.       ثبت خلاصه مشخصات، موضوع، شماره و جریان نامه ­های وارده و صادره

7.       انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و بایگانی کردن پرونده­ ها، اوراق، نامه­ها و گزارشات و سایر اسناد و مدارک واحد مربوطه در محل­های مخصوص

8.       تفکیک و توزیع نامه­ ها و گزارشات و سایر مکاتبات بین افراد واحد مربوطه و پیگیری کردن آنها

9.       بایگانی و ثبت کلیه پرونده­ های پرسنلی دانشجویان

10.    هماهنگی وقت قبلی دانشجویان (ارباب رجوع) برای بیان مشکلات (بررسی­های تحصیلی، پزشکی، اجتماعی)

11.    انجام استعلامهای لازم از واحدهای دانشگاه برای افراد معرفی شده

12.    انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق

13.    کنترل مطالب سامانه و تارنمای ستاد و ارسال گزارش به واحد روابط عمومی جهت ثبت در سایت دانشگاه

14.    انجام کلیه امور اتوماسیون حوزه دفتری ستاد شاهد

15.    همکاری، هماهنگی و فعالیت با سایر نیروهای ستاد در برگزاری برنامه های مختلف

16.    انجام هماهنگی لازم برای برگزاری جلسات دبیر ستاد مانند هماهنگی دیدار با خانواده معزز شهدا و ایثارگران دانشجو

17.    تهیه ملزومات اداری برای قسمت­های مختلف ستاد

18.    انجام امور ارزشیابی، سالیانه کارکنان و هماهنگی مرخصی استحقاقی و استعلاجی همکاران

19.    دریافت درخواستهای خرید که بوسیله مافوق ارجاع می­شود و استعلام حداقل بها اجناس قبل از خرید

20.    کنترل آمار دانشجویان شاهد به تفکیک ایثارگری

21.    انتقال اطلاعات به همکاران و دانشجویان

22.    ورود و خروج اسامی و اطلاعات دانشجویان شاهد و ایثارگر به اکسل (جدیدالورود، فارغ التحصیل، انتقالی و انصراف)

23.    ارسال پیامک به دانشجویان در صورت نیاز

24.    ارزیابی فعالیت­های دفتری و تلاش برای تقویت نقاط قوت، بهبود عملکرد و رفع نواقص​